每當組織架構需要調整，就得重新製作一份組織圖。很多人會選擇用 Excel 或 PowerPoint 來畫，聽起來簡單，實際調整大小、排版、字型與顏色時，才發現相當耗時。
這時候，如果能善用 Excel 內建的「Smart Art」圖形或現成「範本」，會方便許多。不過，直接用 Excel 製作組織圖，過程中還是可能遇到一些預期之外的麻煩。
這篇文章就來介紹，如何利用 Excel 的「Smart Art」與「範本」功能，快速完成一份專業的 Excel 組織圖。
方法1. 使用「Smart Art」製作組織圖
「Smart Art」是 Excel 內建的功能，最大優點就是能快速建立組織圖。
但它的預設版型選擇有限，要從頭手動建立一份 Excel 組織圖其實很麻煩。有個更有效率的方法：先將組織架構整理成表格，再複製貼上到 SmartArt 中自動生成。以下就來示範這個操作流程。
※ 想觀看完整操作步驟，請參考上方影片。
優點：
・Excel 內建功能，人人可用
・只要將組織整理成表格，複製貼上即可快速生成
・即使是複雜的組織架構，只要能表格化就能輕鬆建立
缺點：
・組織若有變動，必須重新製作表格
・將組織轉為表格格式有時相當耗時
・後續維護需要花費較多時間與心力
操作步驟：
Step 1. 將組織整理成表格
首先，將組織架構整理成一份表格。縱軸列出組織名稱，橫軸則標示階層。事先釐清各部門的從屬關係，會讓後續步驟更順利。舉例來說，如果要繪製公司組織圖，第1層可以是社長，第2層是部門，第3層是部，第4層是課。
Step 2. 選擇 Smart Art 範本
在「Smart Art」中找到「階層結構」類別，然後選擇「組織圖」範本。
Smart Art 啟動後，先不要輸入任何內容，保持空白即可。
Step 3. 複製表格內容
選取剛才整理好的組織表格，按下「Ctrl + C」複製。請注意，不要連同表格的標題（例如第1層、第2層等）一起複製進去。
Step 4. 貼到文字編輯器
開啟文字編輯器，將剛才複製的內容按「Ctrl + V」貼上。
Step 5. 從文字編輯器再複製
在文字編輯器中按下「Ctrl + A」全選，再按「Ctrl + C」複製一次。這個步驟能確保資料格式乾淨，方便接下來貼到 Excel 組織圖中。
步驟 6. 貼上至 Smart Art
在剛才開啟的 Smart Art 上，按「Ctrl + V」即可進行貼上。
步驟 7. 刪除不需要的物件
系統會自動生成組織圖，接著只需刪除不需要的物件即可。
如果想要美化組織圖，請選取整個圖表，然後透過「色彩」功能來強調視覺重點。
這種複製貼上的方法省去手動輸入的麻煩，效率極高。不過，當完成的組織圖需要修改時，維護上會比較麻煩。最大的缺點是，物件尺寸可能會不小心改變，這會讓後續維護變得更加困難，這也是使用 Smart Art 時的一大不便之處。
方法 2. 使用 Excel 範本建立組織圖
Excel 本身提供組織圖範本，與 Smart Art 需要從頭開始建立不同，範本已經預設了基本的組織架構，你只要輸入組織名稱即可快速完成。
優點：
・直接使用熟悉的 Excel 軟體
・只需輸入階層結構即可建立組織圖
・完全免費
缺點：
・輸出的文字大小與框線格式不統一
・無法編輯連接組織間的線條
・編輯功能較弱，操作體驗不佳
操作步驟：
步驟 1. 選擇範本
點擊「檔案」標籤下的「新增」，接著搜尋「組織圖」。
步驟 2. 選擇範本類型
畫面會顯示組織圖範本，點擊「Smart Art 基本款」。
接著就會進入 Smart Art 基本款的編輯畫面。
步驟 3. 顯示輸入面板
點擊左側的「>」圖示，開啟文字輸入面板。
步驟 4. 輸入組織名稱
在面板中輸入組織名稱。按「Tab」鍵可建立下屬層級；按「Backspace」鍵則能回到上一層。輸入的內容會即時同步到右邊的 Excel 組織圖中。
步驟 5. 微調大小與樣式
若要調整圖形大小或文字，先選取物件，再用「樣式」或「填滿」功能修改。如果圖形尺寸不統一，可以點擊「圖形格式設定」。
在「圖形格式設定」的「大小」選項中，調整寬度與高度。
完成所有尺寸調整後，你的 Excel 組織圖就大功告成了。
用 Excel 範本製作組織圖，最大的優點是方便快速。但從步驟 4 的圖片可以看到，編輯時物件尺寸常會自動變動，不好控制。
此外，被更動物件的文字大小、尺寸也難以統一，事後調整相當費工。更別說組織圖的連接線無法編輯，這些都讓 Excel 範本的實用性大打折扣。
方法三：用 EdrawMind 快速製作組織圖
另外，使用 EdrawMind 也能輕鬆完成組織圖，包括 Excel 組織圖。
EdrawMind 是專為組織圖和心智圖設計的軟體。操作直覺，能快速完成組織圖。完成後還能加入註解，並匯出成 PowerPoint 或 PDF 格式。它也很適合用來製作 Excel 組織圖。
用 EdrawMind 製作組織圖時，內建的「組織圖」範本很方便。你可以邊看邊編輯，還能像 Excel 的 Smart Art 一樣，直接輸入組織大綱，系統就會自動產生組織圖。下載 EdrawMind，親自試試看如何製作一份清晰的 Excel 組織圖。
優點：
・專業的組織圖軟體，提供直覺的視覺化編輯體驗
・操作簡單，拖曳或按 Enter 鍵就能快速新增項目，輕鬆完成 Excel 組織圖
・修改和微調都很容易，新手也能輕鬆上手
缺點：
・需要一點時間熟悉功能
・製作橫向組織圖比較困難
操作步驟：
步驟 1：選擇組織圖範本
在 EdrawMind 製作組織圖，先選擇「組織圖」範本。這樣就能開始製作 Excel 組織圖。
基本架構已經預設好了，你只要新增部門或職位就行。
步驟 2：建立總經理與部門
先建立最上層的總經理和各部門。要新增部門時，選取上層節點，按「Enter」鍵就行。不用從功能表找指令，非常方便。這樣就能快速建出類似 Excel 組織圖的清晰架構。
步驟 3. 建立部門
接著，在部門底下建立子部門。選取目標部門後，按「Ctrl + Enter」就能快速新增子部門。
如果覺得文字太小，選取該物件後會出現選單，可以直接調整字型或字型大小。
到這裡，所有部門就都建立完成了。
步驟 4. 建立課別
接著在部門下建立課別。方法一樣，選取目標部門後按「Ctrl + Enter」即可新增。當所有課別都建好，一份完整的組織圖就完成了。
用 EdrawMind 可以快速建立完整的組織圖，部門與課別的增刪調整也很直覺。完成後，除了可以匯出到 PowerPoint 與同事分享，也能輕鬆匯出成 Excel 組織圖檔案，方便後續資料處理。
EdrawMind 讓組織圖製作變得很簡單，立即下載試試看吧！
自訂設計，輕鬆打造專屬組織圖
在 EdrawMind 裡製作的組織圖，設計彈性很高。想更換邊框或顏色，只要選取物件，從選單調整即可。
變更邊框或顏色後，即使是簡單的組織圖，也能輕鬆完成個人化設計。
用 EdrawMind 可以輕鬆建立組織圖。這套軟體不僅能視覺化呈現組織架構，還能用拖曳方式快速修改，相較於手動繪製 Excel 組織圖，效率高出許多，是相當實用的工具。
用大綱模式快速建立組織圖
使用大綱模式，操作就像在 Excel 中輸入資料一樣簡單，輸入組織名稱後，就能快速生成專業的 Excel 組織圖。
當你輸入的組織名稱時，圖表會即時更新，後續的維護和修改也非常方便，能大幅提升作業效率。
用 EdrawMind AI 一鍵自動生成組織圖！
更進階的功能是，你可以利用 EdrawMind AI，自動生成整份組織圖。
EdrawMind AI 是經過大量心智圖與組織圖資料訓練的先進人工智慧，你只需要描述你的需求，它就能自動產生最符合你想法的結果。只要學會如何下指令，它就能幫你畫出理想中的組織圖。
這是由 AI 生成的實際組織圖範例。
由此可見，EdrawMind 提供了許多 Excel 或 PowerPoint 所無法實現的強大功能。
Excel 的「Smart Art」與「範本」確實方便，能快速生成組織圖。只要輸入組織名稱，圖表會立即顯示並且能邊確認邊製作，這一點很不錯。
然而，實際使用後你會發現，「Smart Art」與「範本」還是存在一些不便之處，像是文字大小不一致、框格尺寸不統一，或者是連接組織的線條無法編輯等問題。
相比之下，專為繪製組織圖及各類圖表所優化的 EdrawMind，讓每個人都能輕鬆且高效地完成專業的 Excel 組織圖。EdrawMind 不僅是強大的心智圖工具，還能用來繪製心智圖、 KPI 樹狀圖等各類圖表。這款軟體適用於各種情境，趕快親自體驗 EdrawMind 的強大功能吧！
