製作座位表時，很多人會想到用 Excel 來完成。這篇文章就來介紹兩種用 Excel 製作座位表的方法。
市面上很多軟體或網站都需要付費，但 Excel 只要電腦裡有安裝，就能免費使用。而且操作簡單、容易上手，就算是新手也能輕鬆完成座位表。我們還會介紹如何利用 Excel 的函數功能來製作，請務必看到最後，一定能對你的座位表製作有所幫助。
1. 準備工作
在開始製作座位表之前，第一步是先建立一份名冊。
我們用第一個工作表來建立名冊。名冊上需要包含座位編號、員工編號和姓名等欄位，並將資料一一輸入，完成像上圖一樣的名冊表。接下來要製作座位表，建議將名冊表和座位表分開放在不同的工作表。
像這樣，為工作表取個容易辨識的名稱會比較好管理。在已命名的工作表右側，點擊「+」號新增一個新的工作表，我們就在這個新工作表上進行下一步的座位表製作。
2. 方法1：使用圖形功能製作
這是利用圖形功能製作的座位表。用圖形來做非常簡單，很適合新手。下面我們一步步說明製作方法。
點選上方功能表的【插入】，然後選擇【圖形】，就會顯示各種圖形選項。這次我們用正方形來代表每個座位。
點選已放置的圖形，右側會出現圖形格式設定面板，可以在這裡設定填滿顏色和線條。這次我們設定為「無填滿」，線條顏色為單色（藍色），線條寬度設為 3pt。設定好一個圖形後，複製貼上到所有需要的座位位置。
將所有座位圖形都放置好後，就可以在每個座位中填入座位編號、員工編號和姓名。你可以像紅框那樣手動輸入，或者像黃框那樣輸入公式，直接從名冊表中抓取對應的資料。兩種方式都可以。輸入完座位編號等資訊後，接著插入部門或團隊名稱。這次我們用圓形圖形來標示，並用不同顏色區分各個團隊。
雖然用顏色區分了，但文字的格式最好保持一致，看起來會更美觀。上圖是在圖形格式設定中，將圖形內的文字對齊方式設為「垂直置中」和「水平置中」，讓文字位於圖形正中央。如果要填滿顏色，也有單色或漸層等選項，建議使用相同的填滿模式，並讓顏色的深淺保持一致。
最後，為了讓房間或辦公室的隔間更清楚，可以加上外框，這樣就完成了。
3. 方法2：用 VLOOKUP 函數建立自動化座位表
你也可以使用 VLOOKUP 函數來製作座位表。有些人可能會覺得函數很難，但只要記住公式，操作起來其實很簡單，學會後會非常方便。使用 VLOOKUP 函數製作座位表的好處包括：
- 可作為座位更換工具使用
- 能與參加者名單連動，自動更新
接下來介紹用 VLOOKUP 函數製作座位表的步驟。
首先，在與名單不同的工作表上，建立座位表的版面配置。
這裡假設會場有兩張桌子，每張桌子最多可坐 10 人。有框線的地方就是座位。配置好版面後，在每個座位輸入座位編號。
座位編號可以自由分配，這裡是從左上角開始依序編號。下一步就要輸入函數了。
VLOOKUP 函數是一種垂直搜尋資料，並根據指定條件擷取資料的函數。使用 VLOOKUP 函數可以有效率地抓取所需資訊。它的公式如下：
【＝VLOOKUP（搜尋值,範圍,欄索引,搜尋方式）】
在這個例子中，我們要根據座位編號來抓取員工編號和姓名。例如，當座位編號是 1 時，就讓對應的儲存格顯示員工編號 111 和姓名「山田太郎」。
如果想在 B6 儲存格顯示員工編號，公式設定如下：
搜尋值：要查詢的是座位編號，所以是【B5】
範圍：要參照名單工作表，所以是【名簿!A3:C18】
欄索引：要顯示的員工編號在範圍內的第 2 欄，所以是【2】
搜尋方式：希望完全符合才顯示，所以是【FALSE】
用上圖的公式就能抓取員工編號。接著要抓取姓名。方法跟員工編號一樣，輸入 VLOOKUP 公式。這裡有個地方要注意：為了在複製公式時，搜尋值和範圍不會跑掉，建議在 B6（員工編號）的公式裡加上絕對參照的 $ 符號。
設定好之後，把 B6 的公式複製到 B7。
因為 B7 要顯示姓名，所以將複製過來的公式中的「欄索引」改成 3。成功抓取員工編號和姓名後，就可以把這兩個儲存格複製起來，貼到其他座位的儲存格。
雖然可以複製貼上到其他儲存格，但每個座位的「搜尋值」（座位編號）都不同，所以需要手動逐一修改。這部分可能會覺得有點麻煩，但好處是，以後如果有成員異動，你只需要在名單工作表裡修改員工編號和姓名，座位表就會自動更新，後續維護反而更輕鬆。
舉例來說，如果想交換 1 號和 15 號座位，只要在座位表上更改座位編號，下方的員工編號和姓名就會跟著變動。同樣地，如果成員有變動，也只要在名單工作表裡重新輸入員工編號和姓名，座位表就會自動更新。
就像這樣，使用 VLOOKUP 函數可以讓你的座位表變成一個好用的座位更換工具。當參加者或成員有變動時，只要修改名單，座位表就會自動更新，這就是使用函數的優勢。這個方法能讓你輕鬆管理 Excel 座位表。
4. 推薦的座位表繪製工具：EdrawMax
說到繪製座位表，EdrawMax 會是你的好幫手。EdrawMax 具備豐富的圖庫與範本、便利的繪圖功能，還能進行軟體版本管理，優點與特色相當多。以下就來詳細介紹這些功能。
- 豐富的座位表素材與範本
EdrawMax 內建了各式各樣可用於製作座位表的素材與範本。
在範本搜尋欄輸入「座位表」，就會如上圖所示，顯示出多款座位表範本。你可以從中挑選喜歡或符合需求的範本來快速建立座位表。當然，從空白畫布開始製作也行，但使用現成範本會讓整個過程簡單許多。
- 便利的繪圖功能
EdrawMax 搭載了在繪圖時相當實用的 AI 功能。
點選繪圖畫面上方的 AI 選單，再點擊「圖標建立」。在「圖標建立描述」欄位中，用文字描述你想建立的圖片，AI 就會根據你的描述生成圖片。這項功能特別推薦給不擅長繪圖、覺得編輯範本很困難，或是對 AI 繪圖有興趣的朋友。它能讓繪圖過程變得更有趣，非常值得一試。
- 版本管理
EdrawMax 具備許多軟體沒有的版本管理功能。你可以利用此功能，將儲存在雲端的圖檔還原到舊版本，也能查看當前版本以及過去的版本紀錄。
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(AI & Web)