1. 什麼是 BPMN？
顧名思義，BPMN 是一種圖形化的業務流程建模工具，能從頭到尾呈現業務流程，並包含一套標準的符號表示法。它採用流程圖技術，與統一建模語言和活動圖相當類似。BPMN 中的業務流程圖標準，能夠協助你透過圖形化符號理解內部業務交易流程和協作績效。BPMN 圖表是一種實用的技術，能夠以標準符號輕鬆完成流程對應。
若要改善業務流程，就必須掌握業務流程建模與標記法（BPMN），它是業務流程管理（BPM）的一個分支。
因此，本文將協助你了解 BPMN 的相關知識，以及適合用來 繪製 BPMN 圖表的專業軟體。現在，就讓我們開始這趟實用的知識之旅吧。
2. BPMN 的發展歷史
BPMN 的歷史 BPMN 最初可追溯至 2000 年，當時由 BPMI（業務流程管理倡議組織）開發，並使用另一個名稱。BPMI 是一個非營利組織，主要關注 BPMN 的起源與發展。2005 年，BPMI 團隊與物件管理組織（OMG）合併，後者持續推動 BPMN 的更新與改版。BPMN
目前最新版本為 BPMN 2.0，具備特定標準和多種對應圖類型，能夠呈現現代真實組織的工作流程。如今，業務流程建模標記法 2.0 的正式名稱已更新為「業務流程模型與標記法」。此外，由於 BPMN 本身並不適合直接呈現決策流程，自 2014 年起，它也被補充定義為「決策模型與標記法」標準。
3. BPMN 的用途與優勢
A BPMN 圖表 BPMN 是一種由易於理解的步驟組成的視覺化呈現方式。當你充分了解業務流程模型與標記法後，讓我們來看看它的優勢，以及使用此類圖表的範圍或目的。
3.1 BPMN 的用途
業務流程建模代表的是一種可以是公開或私有的業務流程。BPMN 的範圍在於協助彌合組織內部存在的溝通差距，特別是那些擁有多個部門的組織。從更廣泛的層面來看，業務流程建模標記法的目的是針對所有參與業務流程活動的利害關係人，透過流程的視覺化呈現來獲得深入見解。這對於在基層執行流程的人員特別有幫助。
BPMN 為活動或流程的所有參與者（管理層、技術人員、分析師、外部團隊等）提供了一套直觀的語言。它有助於將他們統一在同一個平台上，讓每個人都清楚自己的職責，消除低效率、識別關鍵期限，並排除重複任務和不必要的步驟。
3.2 BPMN 的優勢
需要理解業務流程的利害關係人，在查看業務流程圖時將獲得巨大好處。它能讓他們透過清楚呈現的業務流程及其充分的細節，做出有效決策和精確執行。
由於 BPMN 採用了一套通用的標準語言，因此適用於各類利害關係人，包括業務分析師、技術或非技術開發人員、流程參與者和管理者等。
以下是一些優勢，能幫助你理解為何需要使用 BPMN 圖表。
- 在定義業務流程時，依賴複雜的工作流程圖可能是一項繁重的任務。在這種情況下，只有 BPMN 圖表能夠幫助你，讓流程看起來更加簡潔易懂。
- BPMN 圖表能夠有效地彌合流程執行與流程意圖之間的差距，透過提供相關細節和清晰度，讓後續的業務活動更加明確。
- 通常，大型組織會強制遵循業務流程管理的概念，這需要使用標準化的業務建模工具，並完成正式的建模和標記需求。
4. BPMN 符號標記
現在，我們將介紹用於業務流程圖的 BPMN 2.0 元素與符號。這些主要元素如下。
- 流程物件：活動、事件和閘道
- 連接物件：訊息流、順序流和關聯
- 泳道：池或泳道
- 附件：群組、資料物件和註解
讓我們在以下章節中查看每個元素的說明。
4.1 活動
活動代表業務流程中需要執行的任務。它們以簡單的圓角矩形形狀表示。活動符號代表需要完成的工作、待辦清單上的項目，或清單上的核取方塊。為了讓它們更詳細，你可以新增子流程、迴圈、補償和多個實例。
4.2 事件
BPMN 模型以不同的事件符號作為開始和結束。事件是指某件事情的發生，與活動或任務不同。基本標誌是一個圓圈，圖示插入在圓圈內以表示發生的事情。例如，有一個接收或發送訊息的事件，透過「捕獲」和「拋出」等術語來表示。不同類型的事件包括計時器、訊息、錯誤、信號、補償、取消、連結、升級等。
4.3 閘道
符號以菱形表示，是一種條件元素。它們是一種決策點，可根據不同的事件和條件調整路徑。各種類型的閘道包括排他性、包容性、基於事件和並行閘道。
- 排他性閘道代表只有一個選項，工作流程會從一條路徑移動到另一條路徑。
- 基於事件的閘道取決於發生的其他任務。
- 並行閘道表示兩條並行的路徑，彼此之間不相互依賴。
4.4 訊息流
訊息流以虛線表示，起點為圓圈，終點為箭頭，是一種用於跨池或泳道發送資訊（而非嚴格動作）的符號。這是在不同組織或部門之間完成工作的方式。
4.5 順序流
這是一種用於表示純粹工作流程的符號。順序流對於連接不同的活動並透過以箭頭結尾的直線顯示它們的順序至關重要。它有時可能會顯示預設或條件性的分支。
4.6 關聯
關聯 關聯元素用於將文件、附件和資料庫與活動連結起來。它是一條虛線，用於將事件或文字連結到業務或閘道。
4.7 池
BPMN 圖表上最大的單位稱為池。這些區域包括事件、泳道和任務等。池代表誰在執行工作。它們代表整個工作流程,不同的業務流程在其中完成。池顯示參與者，例如公司、部門或組織。
4.8 泳道
池中最重要的元素會進一步劃分為行或泳道。泳道代表流程中的一個平行部分,並顯示每個部門的職責和任務。然而，泳道並不總是代表人員或部門。它們也可以是不同組織中的一般角色或特定職位。
4.9 附件
附件是開發人員提供的額外資訊，用於增強 BPMN 圖表的細節。它包括三種類型，即群組、資料物件和註解。群組是活動的邏輯組成和分組，不會改變圖表的任何流程。資料物件顯示操作所需的必要資料。註解是對 BPMN 圖表某部分的額外說明。
5. BPMN 範例與應用案例
讓我們探索一些 BPMN 範例，以更好地理解圖表的步驟、運作和功能。
範例 1：業務
此範例提供了業務活動中所涉及步驟的總體概覽，從採購原材料到製造產品，再到該產品的售後客戶服務。在這裡，企業從供應商處獲取原材料，然後將其送往製造工廠，工廠工人將其轉化為成品。
接下來是包裝和庫存團隊的任務，之後產品被送往配送團隊，配送人員將最終產品交付給客戶。除此之外，行銷團隊也在進行活動以增加產品銷量，最後則是客戶服務團隊提供售後服務的職責。
範例 2：IT
讓我們看看軟體模組測試的建模流程；在這裡，展示了大型系統中單一模組的評估或測試的視覺化呈現。軟體經過檢查，測試資料處於配置控制中。
該圖描繪了參與測試流程的人員、其輸入和輸出，以及前置和後置條件。工程師測試模組並查看其前置條件；然後，在執行測試流程後進行改進，之後達到預期的輸出。
範例 3：行銷
明星產品是任何公司具有高市場成長率和高市場占有率的主要產品/服務，這些產品通常是最近推出的。波士頓顧問集團方法在行銷流程中被廣泛使用，它是分析和評估公司產品或服務組合的重要工具之一。該圖由兩個維度和四個象限組成。
金牛產品曾經是明星產品/服務；隨著時間推移，由於其可持續的競爭優勢，現在已轉變為金牛。金牛是任何公司的主要產品/服務，因為它們產生了公司收入的很大一部分。
問號產品是具有高市場成長率和低市場占有率的產品/服務。狗產品是市場成長率和占有率都低的產品/服務，行銷人員通常會考慮將它們從產品組合中剔除或出售給其他公司。行銷人員採取措施將它們轉化為明星產品。
範例 4：食品
食品對應是注重健康和飲食的個人的絕佳技術；在這裡，你可以看到一個人完整的每週飲食計畫；其主餐包括義大利麵、魚和披薩。為了獲得鉀、纖維、葉酸以及維生素 A 和 C 等營養素，飲食中包含了蔬菜。
食品對應圖提供了完整的指南，說明在什麼日期或時間應該攝取什麼食物以及攝取多少量。飲品包括茶、果汁、水、咖啡以及食品對應圖中的多種甜點。自助餐廳也使用食品對應來展示他們提供的價值或菜單中包含的菜餚。
範例 5：醫療
這是一個醫療服務流程建模的絕佳範例；在這裡，有四位參與者參與活動：病人、櫃台接待人員、護士和醫生。在這裡，完整的醫療服務指南被繪製出來，以便醫院中的每個人在病人處於危急情況時保持警覺。
當病人抵達進行醫療檢查時，櫃台接待人員將病人的詳細資料輸入記錄系統，之後護士檢查病人的醫療狀況。如果情況惡化,醫生會被指派為病人進行檢查。
然後醫生為病人開立藥物；檢查後，如果醫生建議進行另一次追蹤，則會安排與同一位醫生的預約。
範例 6：訂票系統
讓我們看看訂票系統流程建模圖；在這裡，從訂票到登機流程的完整步驟都被繪製出來。客戶首先透過旅行社預訂機票；然後，在提交一些文件後，旅行社為乘客準備機票。機票準備好並確認後，航班資訊和其他細節就會被分享。
範例 7：人力資源
這是人力資源管理流程的一個範例；在這裡繪製了招募流程。當需要招募新員工時，會進行內部分析，之後公司發布職缺廣告。當人們應徵工作時，會進行履歷評估，篩選出理想的候選人；然後進入面試流程、入職培訓，接著被選中的候選人會被分配工作職責。最後是培訓部分，候選人的任務也會被評估，以確定候選人是否適合該職位，如果不適合，公司會再次發布職缺。
6. 如何製作 BPMN 圖表？
我們已經探索了多個 BPMN 圖表範例及其在各個領域的應用，現在是學習如何製作 BPMN 圖表的時候了。
1. 選擇正確的圖表類型
業務流程模型包含多種類型，包括流程圖、泳道圖、git-flow 圖、資料流程圖等。根據流程或活動的需求選擇適當的流程建模圖類型。
2. 收集資料
識別記錄流程所需的重要資源和資訊，以及流程中涉及的步驟、階段和參與者。記下重要的期限、日期和流程的必要解決方案。與你的整個團隊或至少與流程的主要利害關係人一起完成這部分工作。
3. 建立工作流程
資料分析和編譯完成後，現在設計工作流程圖，這將協助所有利害關係人理解和執行流程。
4. 改進圖表
圖表設計完成後，就該進行評估了。與圖表平行檢查流程的每一個細節。在團隊的協助下，確定關鍵部分和重要期限，現在測試工作流程圖並檢查其功能性。
7. 業務流程建模的幾個技巧
以下是有關業務流程建模的幾個快速技巧。
- 顯示業務細節而非實作細節。
- 使用「動詞+名詞」的形式來表示業務流程，例如「註冊客戶」。
- 務必指定結束事件。
- 在泳道上使用工作角色/職稱。
- 思考流程流建模的原因。
8. 線上 BPMN 工具
因此，在認識到業務流程建模技術的重要性之後，顯然我們也應該使用專業的 BPMN 圖表 工具以圖形化方式定義我們的業務流程。為了簡化繪圖並使用現成的範本，我們強烈推薦使用 EdrawMax BPMN 軟體，因為它是一款可靠且功能豐富的軟體工具，具有出色的功能。
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