1. 什麼是業務流程管理
業務流程管理是指公司如何運作可預測的流程，以影響其生產力與效率。一家公司會透過多個部門運作，各部門負責處理不同的職責。這些部門各自獨立運作，可能會影響整個組織的整體表現。
業務流程管理會分析公司的生產能力，全面監控所有流程，並識別需要改善的領域，以提升效能與效率。
1.1 BPM 不同於工作流程或專案管理
業務流程管理與工作流程或專案管理並不相同。工作流程可以描述為一系列有組織的活動，用於完成單一任務。相對地，BPM 被視為一個涵蓋多個不同活動的流程，這些活動與各個獨立部門相關聯。它包含了整合在各個階段中的多個工作流程階段。
同樣地，許多人會將 BPM 與專案管理混為一談，但兩者並不相同。專案管理著重於規劃、組織、執行和監督臨時性的專案。這類專案通常是一次性且不會重複的。而業務流程管理則負責處理可能會定期重複的持續性流程。任務管理可以使用簡單的應用程式完成，但 BPM 則需要專門的工具。
1.2 實施 BPM 的優勢
組織可以因為多種原因而採用業務流程管理：
- BPM 帶來高生產力與效率 - BPM 能夠處理大量可重複的工作流程，因此透過消除不必要的步驟和瓶頸，提升生產力；
- 提升敏捷性 - BPM 讓組織能快速因應競爭市場的變化進行調整，有助於保持領先地位並在市場中取得進展；
- 降低成本 - 實施 BPM 可以節省成本，因為它能獨立管理多項作業；
- 更佳營業額 - BPM 簡化各種流程，讓員工有時間專注於其他能帶來更高收益和改善營業額的活動；
- 提升可視性 - BPM 同時監控和管理多個流程，使組織更有能力識別和消除瓶頸，並提升可視性；
- 員工滿意度提升 - 由於 BPM 簡化了流程，員工很高興能有更多時間專注於其他任務；
- 降低舞弊風險 - 業務流程管理會監控組織的每個工作流程，包括可疑活動，因此能降低舞弊風險。
2. BPM 生命週期是什麼？
在 EdrawMax 中，典型的業務流程管理工作週期可分為五個主要步驟。
來源：EdrawMax
步驟 1：設計
每個流程都需要資料收集和有組織的工作流程來進一步操作。BPM 的第一步是設計該流程，以確定它的樣貌。
步驟 2：建模
BPM 生命週期的第二步包括使用業務流程管理軟體以視覺化方式呈現該流程。在此版面配置中，您可以記錄必要的細節，例如截止日期和情況，以查看流程中事件的順暢流動。
步驟 3：執行
在第三步透過業務流程管理工具，與大量人員一起測試該流程來執行它。
步驟 4：監控
BPM 生命週期的第四步是在整個工作流程中監控和控制流程。此行動包括識別進度、提升效率和找出瓶頸。
步驟 5：最佳化
最後一步包括分析和解讀有關系統的收集資料，以進行改進，使流程更有效率和生產力。
在 EdrawMax 中遵循上述步驟即可建立模型。
3. 業務流程管理範例
以下是一些實際應用業務流程管理的範例：
人力資源
業務流程管理可以協助人力資源部門管理和維護文書工作。我們都知道人力資源部門總是因為額外的文書工作負擔而疲於奔命。在人力資源部門實施 BPM 可以自動化這些流程並有助於節省時間。它還可以在快速維護和批准員工時間表的同時，協助整合新進員工。
專案開發
專案開發的業務流程始於對專案的核心理解。這需要內部討論、與客戶討論以及進一步的專案規劃。第二步包括從客戶收集資料，並透過業務分析來理解它。處理後的資訊會轉發給營運團隊進行核心和進階開發，然後才在市場上發布專案。
銷售
任何組織中的銷售團隊都與應收帳款團隊密切合作。工作圍繞著批准銷售發票進行。這正是業務流程管理可以成為改變遊戲規則的地方。它消除了發票中任何錯誤的可能性，並透過減少銷售團隊與應收帳款團隊之間的互動來節省大量時間。在銷售部門實施 BPM 有助於縮短銷售週期工作流程。
來源：EdrawMax
財務
這是另一個實施 BPM 可以發揮奇效的範例。財務團隊必須處理數百封電子郵件和紙本表單。公司任何部門的任何採購和費用都必須獲得財務部門的批准。因此，該部門每天都會收到多個報價和帳單。實施 BPM 將輕鬆管理這些事情，不留任何錯誤的機會。BPM 可以在特定情況下為財務部門自訂工作流程。它還可以協助為各種請求提供一鍵批准。
來源：EdrawMax
4. 重點整理
業務流程管理對大型企業至關重要。它有助於透過可配置的工具管理業務的複雜性。透過實施 BPM，公司可以快速建立和修改工作流程中的變更。安裝業務流程管理只需最少的努力，並透過簡化複雜的組織流程來產生最大的效率。
(AI & Web)