如何以簡單步驟建立專案時程表

你知道這種情況嗎？當團隊錯過截止日期時，團隊成員變得困惑，一切都亂了套。現在，你已經錯過了目標。

會發生這種情況是因為你未能制定適當的行動計劃。無論你的目標是大是小，你總是需要適當的規劃，這是肯定的。你是否想知道什麼是專案管理時間軸，以及它如何幫助我們？你很快就會找到答案。

什麼是專案時間軸？

專案管理時間軸是每個專案的核心。它是按時間順序排列的事件或行動的視覺化呈現，並標註完成任務的日期。因此，它更容易閱讀。

此外，專案時間軸可以幫助團隊和專案管理者使專案保持在正軌上。它顯示團隊將如何完成其議程。

專案管理時間軸的關鍵要素

時間軸專案的關鍵要素可能因任務而異。但主要組成部分如下：

• 你必須完成的任務
• 任務持續時間
• 任務日期（開始和截止日期）
• 任務之間的相依性

專案管理時間軸的用途是什麼？

改善溝通

它改善溝通，使每個團隊成員都在同一頁面上。此外，時間軸有效地傳達重要任務和里程碑，因此每個人都知道誰在做什麼。

追蹤專案進度

它按時間順序顯示專案的重要里程碑。這些成員可以看到他們的工作表現，並且知道接下來需要完成哪些任務以及在哪個日期之前完成。

視覺化事件

它使成員能夠從頭到尾視覺化截止日期、關鍵專案行動和其他重要事件。

管理時間

它為你提供專案的整體視圖；因此，你可以避免盲目地執行任務。

https://templates.office.com/en-us/milestone-and-task-project-timeline-tm16410085

專案時間軸 vs. 甘特圖

甘特圖的用途

• 顯示任務的關聯性
• 視覺化專案進度和當前任務

甘特圖是一種工具，提供個別專案任務的詳細和更深入的視圖。此外，如果甘特圖沒有顯示任務的關聯性，那就不是甘特圖。

相比之下，專案管理時間軸顯示專案的高階和整體進度。它可以根據需要變得密集或稀疏。

此外，專案時間軸可以跳過任務相依性，而對於甘特圖來說，這是必要的。專案時間軸可能看起來像甘特圖，但甘特圖可能看起來不像專案管理時間軸。

如何建立專案時間軸？

無論你想添加多少或多詳細的內容，專案時間軸的創建過程都將保持不變。如果這是你第一次創建專案時間軸，或者是這方面的專業人士，請遵循這些不會失敗的步驟來製作完美的專案管理時間軸。

讓我們詳細了解以下流程。

1. 寫下你的專案範圍說明

要創建專案時間軸，確定專案範圍至關重要。它總結了你計劃在專案結束時產出的交付成果。例如，範圍說明可以是：我們將製作黑色、紅色、綠色和黃色的八號鞋。

專案範圍管理最重要的兩個要素是：

內部和外部目標

每個專案都有一個對專案贊助者很重要的既定目標。一個專案可以有多個或單一目標，這稱為外部目標。

內部利害關係人希望從專案中完成某些事情，例如為機構帶來利潤。這稱為內部目標。在制定專案大綱時，請確保添加這些目標。

利害關係人的偏好

在每個專案中，利害關係人都希望達成他們的個人目標，這些目標可能與專案的目標有關。

然而，你有時可以將這些需求轉化為專案目標。但大多數時候，這些只是「偏好」，例如在排程之前完成交付成果，或因為關鍵利害關係人這麼說而進行更改。在開始專案之前最好了解這些偏好。

2. 製作 WBS（工作分解結構）

WBS 解釋了專案完成目標所需的一切。它被組織成不同的層級，然後以圖形方式顯示。

要製作 WBS 或範圍基準，你必須從範圍說明開始。將你的交付成果劃分為更小的部分，每個子交付成果稱為工作包。

3. 將你的工作包劃分為不同的任務

要完成此步驟，你必須為每個工作包製作待辦事項清單。想想你必須做什麼才能達成你想要的目標。

例如，要製作一雙鞋，你需要：

• 裁剪皮革
• 為鞋帶裁剪孔眼
• 黏貼鞋底
• 縫製皮革片

4. 找出專案相依性

相依性是指除非你完成了其他任務，否則無法開始的任務。例如，要縫製鞋子的皮革，你必須先裁剪它。此外，創建圖表將有助於識別和視覺化所有相依性。

5. 估算每個任務所需的時間

回到你的相依性清單，準確估算完成每個部分所需的時間。你可以使用關鍵路徑法來確定每個交付成果所需的總時間。

6. 確定資源的可用性

在此步驟中，你必須確定你的員工或團隊成員可以在分配的任務上花費多少時間。可能需要一天才能完成；然而，將指定時間延長至幾天或幾週至關重要。

7. 確定里程碑

里程碑是顯示專案進度的標記。它有助於從頭到尾追蹤進度。因此，如果你落後了，可以調整你的期望或計劃以保持在目標上。

8. 建立你的專案時間軸

完成上述步驟後，這部分很有趣。透過將你的任務與分配的時間對齊來建立專案管理時間軸，然後添加里程碑。

你已成功創建專案時間軸！

專案時間軸軟體

以下是一些可以用來創建專案時間軸的軟體工具。

ProjectManager.com

這是一個可以立即創建色彩豐富且動態的專案時間軸的工具。它在幾秒鐘內就能規劃出你所有的任務。此外，它幫助團隊成員線上協作、追蹤和規劃。

「這個軟體非常直觀易用且非常人性化。它允許你維護團隊內部溝通，並允許自由下載任何文件。」

Sandra W, G2 Crowd

Workzone

這是一個功能強大且穩健的工具，非常容易使用。這是一個雲端工具，使專案管理者能夠追蹤團隊成員及其進度。

「這是一個很棒的專案管理工具，可以追蹤我們所有的交付成果。我們已經完成了 500 多個專案。這個工具顯示了我們的管理、進度和人力問題。」

Joseph. P, Capterra

EdrawMax Online

這是一個值得信賴的線上圖表軟體，可以幫助創建專業的時間軸並說明你的專案里程碑。

「Edraw Max 的體驗是最好的之一。這個為專案管理專業人士製作的軟體非常人性化。我很喜歡！」

Steve L, Capterra