1. 什麼是應付帳款流程圖
流程圖用於建立業務計畫、演算法，或展示問題步驟。多種軟體可協助開發流程圖。製作流程圖的主要原因是向一般人展示或提供他們在處理任何專案或流程時的參考點。應付帳款流程圖是使用多個符號顯示流程的圖表，其中包含每個步驟的所有資訊。
在業務專案中，應付帳款流程圖是為會計和財務部門建立的。然而，這類流程圖是標準化會計元素的集合，其中形狀將幫助您設計會計流程。這些圖表包括採購流程、應付帳款流程圖、利潤收入流程圖、應收帳款圖表等。在本文中，我們將詳細討論如何繪製應付帳款流程圖。
1.1 應付帳款程序
在應付帳款流程和程序之前建立指南將有助於減少錯誤。以下是描述程序的指南：
- 取得供應商付款帳單並產生三方比對，以檢查發票、產品收據和採購訂單之間的一致性。
- 應付帳款程序必須驗證貨物收據以核准發票付款。
- 付款是根據應付帳款部門確認的發票開出，並在此之前更正差異。
- 一旦您發送付款，將發票標記為完成或已付款。
2. 應付帳款流程的步驟
應付帳款流程有四個主要流程。包括：
- 應付帳款設定
- 發票處理
- 特殊處理
- 報告
2.1 應付帳款設定
在此步驟中，您必須考慮報告需求和付款處理。找出符合要求的公司以及供應商結構。然後根據收集的資料設定應付帳款應用程式。此外，它將包括您將進行付款的銀行帳戶資訊、條款以及您與供應商付款的金額條件。
2.2 應付帳款發票處理
它包括發票的付款、發放和輸入。此外，在您付款的時刻之間維護帳單。然而，在此過程中必須關閉會計期間。
2.3 應付帳款特殊處理
要輸入您為帳單支付的金額，您可以使用應付帳款應用程式進行處理，包括支付員工金額、建立匯票和年度付款。然而，人們也可以就重要資訊製作報告。
2.4 應付帳款報告
此程式允許您收集有關未結應付帳款、帳單歷史記錄、剩餘供應商金額、員工餘額等的報告。使用該應用程式完成聯邦報告。
3. 製作完美應付帳款流程圖的技巧
當財務部門認為他們的團隊難以找到組織的要求和發票系統時，就需要流程圖。然而，以下是可以幫助您產生易於理解和流暢的簡單流程圖的技巧。
3.1 使用數位工具
應用應付帳款解決方案不僅是將紙本工作替換為數位工作流程。它有許多好處，包括以數位格式取得所有資訊，這些資訊過去用於員工桌面甚至未開封的信封。
透過應付帳款自動化，發票將自動追蹤，並且所有內容都儲存在數位檔案中。這樣，團隊將獲得關於在月底前需要完成哪些資訊的正確指南。他們將根據數位流程圖結束每月付款帳簿。
此外，應付帳款團隊對資料的輕鬆存取也將幫助他們獲得晉升、改善現金流量，並藉助流程圖檢查收到的付款。此外，透過在數位工具上重新獲得所有發票嘗試，您將了解每次有關付款的詐騙嘗試。那些無法控制它或沒有數位裝置的公司更容易因員工的錯誤或欺騙而面臨詐騙問題的風險。
3.2 操作重複性任務
應付帳款團隊重複執行許多任務，包括發票處理、檢查並將其發送給核准者以及逐行建立採購訂單清單。人們可以透過應付帳款自動化解決方案操作所有每月任務。首先，開始為當前系統建立圖表，並找出可以透過按順序實施業務規則來操作的步驟。
3.3 績效指標的使用
一旦您實施應付帳款，請務必透過追蹤一些關鍵指標來監控其績效。然而，根據業務可能會有所不同。以下是每家公司都應考慮的四個參數：
- 基於訂單付款的採用率；
- 完整開發前置時間；
- 分配率（自動）；
- 核准時間（手動）。
4. 如何建立應付帳款流程圖
在建立應付帳款流程圖或其他流程圖時，總共有兩種方法可以製作。
4.1 如何以一般方式建立應付帳款流程圖
人們可以使用多種軟體輕鬆製作應付帳款流程圖。您需要做的就是下載軟體，後續步驟如下：
- 點擊會計流程圖；
- 建立您需要的設計；
- 放置您建立流程所需的符號；
- 確保在中間建立連接線以清楚顯示整個程序；
- 完成圖表後，儲存它。
4.2 如何在 EdrawMax 中建立應付帳款流程圖
步驟 1：開啟 EdrawMax 線上版/軟體，然後點擊流程圖以選擇範本開始使用；
步驟 2：從範本庫中選擇範本或點擊「+」以建立一個，並使用工具列中的符號和形狀繼續編輯；
步驟 3：完成建立後，以多種格式匯出並直接分享或列印。
5. 結論
在本文中，我們討論了有關如何繪製應付帳款流程圖的詳細資訊。然而，它有許多方法和技巧用於簡化流程並使其易於理解。此外，透過應付帳款流程圖，錯誤的機率被最小化，團隊可以獲得每月工作指南。
人們必須製作一個完美定義計畫、產品、採購、付款和其他財務詳細資訊的流程圖。因此，EdrawMax 是製作應付帳款流程圖和更多圖表的最簡單工具。
(AI & Web)