無論是討論業務流程或進行系統開發，需要繪製流程圖的機會非常多。流程圖是理解作業與處理流程的重要工具之一。不過，當你真正想在 PowerPoint 中製作流程圖時，是否也覺得步驟繁瑣、相當費力呢？
這篇文章將介紹如何在 PowerPoint 中製作美觀的流程圖、相關範本，並解答常見問題。同時，我們也會推薦一款擁有豐富流程圖範本的專業工具，並說明如何將成果匯出為 PowerPoint 格式。請務必看到最後。
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方法一：使用「SmartArt」與「圖形」製作流程圖
在 PowerPoint 製作流程圖的第一種方法，是使用內建的「SmartArt」圖形與「圖形」工具。
優點：
- PowerPoint 內建功能，所有人都能使用
- 操作方式與 PowerPoint 一致，熟悉介面就能快速上手
缺點：
- 圖形對齊與連接線的操作較為繁瑣
- 步驟較多或結構複雜的流程圖製作起來會比較困難
操作步驟：
步驟 1. 選擇 SmartArt 圖形
點擊「插入」標籤中的「SmartArt」，在「流程」類別中選擇「分段流程圖」。
SmartArt 的「流程」類別中，所有範本都可用來製作流程圖。本文以製作標準流程圖為例，因此以「分段流程圖」為基礎進行說明。
步驟 2. 新增符號（視需要）
如果你的流程圖需要超過 6 個符號，可以手動新增。（SmartArt 預設只會產生 5 個符號）最簡單的方法是點擊左側的「<」箭頭，從大綱面板中新增項目。
步驟 3. 調整尺寸
對齊圖形並調整整體尺寸。在物件上按右鍵，選擇「設定圖形格式」，右側會出現設定面板。在「大小」選項中調整高度與寬度即可。
Step 4. 新增決策節點
決策後的分支步驟無法由 Smart Art 自動產生，因此需要手動加入決策符號（菱形）。請從「圖形」選單下的「流程圖」類別中，選擇「決策」符號。
Step 5. 填入文字
將決策符號放置到適當位置後，在符號內填入對應的文字說明。
Step 6. 用連接線連結符號
填入所有流程名稱後，接著用線條將決策符號與後續的處理步驟連接起來。繪製連接線時，請使用先前介紹過「圖形」選單中「線條」類別的「連接線」（帶箭頭的轉折線）。
Step 7. 變更流程圖符號
如果想更改流程圖的符號樣式，可以在該流程步驟上按右鍵，選擇「變更圖形」來切換。流程的開始與結束使用圓角矩形、資料輸入/輸出使用平行四邊形、處理步驟使用矩形、判斷決策則使用菱形。
Step 8. 在連接線上加入文字
變更符號後，在決策的分支連接線上標註「是」與「否」。輸入文字時，請使用先前介紹的「插入」選單，在「基本圖形」中找到「文字方塊」來進行輸入。
使用 Smart Art 確實能快速建立簡報流程圖的基礎架構。但這個方法也有一些不便之處，例如物件大小會自動調整導致排版跑掉，或是要表現流程分岐時，必須手動插入符號。接下來，我們將介紹另一種更省事的方法，它能自動處理圖形對齊與連接線，讓你專注在流程設計上。
方法二：使用 Excel 範本製作，再貼到 PowerPoint
第二種方法是使用 Excel 範本來製作流程圖。對有些人來說，用 Excel 做流程圖可能比 PowerPoint 更順手，因為 Excel 內建了流程圖範本。
使用 Excel 範本時，圖形和連接線會自動產生。但前提是你必須先釐清每個流程的內容與前後順序。
優點：
- 不需手動排列圖形或繪製連接線
- 以表格形式整理，結構清晰
- Office 內建範本，完全免費
缺點：
- 需先將流程抽象化理解
- 若要細部調整，需使用付費的 Visio
- 無法直接匯出流程圖檔案（僅能存成圖片）
操作步驟：
步驟 1. 選擇範本
點擊「檔案」分頁中的「新增」，並搜尋「流程圖」。
步驟 2. 選擇流程圖類型
啟動 Data Visualizer 工具。選擇「基本流程圖」中的「垂直」方向，然後點擊「建立」。
步驟 3. 輸入流程資訊
垂直方向的流程圖會顯示出來。為每個流程設定 ID，並輸入處理內容與圖形類型。關鍵在於，你必須先將整個流程拆解成多個步驟，並釐清各步驟之間的依賴關係，例如前後順序。輸入完成後，點擊「更新」。
步驟 4. 複製流程圖
流程圖完成後，按下「Ctrl + C」快捷鍵進行複製。如果快捷鍵無效，也可以點擊「常用」工具列上的「複製」圖示。
步驟 5. 貼上至 PowerPoint
接著將複製的流程圖貼上到 PowerPoint 簡報中。
使用 Excel 範本確實可以製作出整齊的流程圖。但缺點是，你必須先釐清所有流程的相依關係才能開始製作表格，無法邊做邊看、即時調整。而且，後續若要新增流程，還得重新編排所有流程編號，並逐一修改後續步驟的內容。
這方法還要求你在畫表格前，就得具備將流程抽象化、在腦中構思的能力。更別說，如果想進行更深入的編輯，還得訂閱付費版的 Visio。整體來說，用 Excel 製作流程圖其實比想像中更費工夫。
方法 3. 使用流程圖軟體 EdrawMax 製作並輸出為 PPT
很多人會想直接用 PowerPoint 完成所有工作，但這樣可能會錯過更有效率、畫出更美觀圖表的機會！
使用 EdrawMax，你可以利用豐富的範本和 AI 功能，快速製作出清晰易懂的流程圖。完成後，可以將整個圖表輸出為可編輯的 PPT 檔案，或是只將部分圖表以圖片形式插入簡報中。即使最終交付格式是 PPT，也能輕鬆應對！
我個人經常需要製作流程圖，以素材豐富度和編輯便利性來說，無論是新手或專業人士，我都推薦使用 EdrawMax。它能讓你的流程圖製作功力提升一個檔次，關鍵就在這一套軟體！
主要特色：
- 利用豐富的範本，輕鬆製作出專業美觀的流程圖。
- 只需拖曳放開，即可快速建立流程圖。
- AI 能自動為你生成流程圖，節省構思時間。
- 提供手繪風格或流程動畫等功能，讓你能製作更生動有趣的流程圖。
接下來，我們就來看看如何使用 EdrawMax 製作流程圖。建議你下載軟體，親自體驗看看。
操作步驟：
步驟 1. 啟動 EdrawMax
在 EdrawMax 的主畫面中，選擇「基本流程圖」。
步驟 2. 放置符號
軟體已提供一個基本的流程圖範本，你可以直接在上面新增流程。當然，也可以選擇從頭建立一個全新的流程圖。
要放置流程圖符號，只需從左側圖庫中，將需要的物件拖曳到畫布上即可。放開滑鼠時，符號會自動對齊並連接，無需手動調整位置或繪製連接線，讓你的 ppt流程圖製作 更有效率。
步驟 3. 輸入文字
放置好所有符號後，即可為每個符號輸入對應的文字說明。
步驟 4. 對齊符號
接著對齊符號。選取所有想要對齊的符號，點擊「配置」選單中的「垂直方向等間隔分布」，就能讓它們在垂直方向上均勻排列。除了垂直對齊，也可使用水平對齊功能。善用這些工具，能讓你的簡報流程圖 看起來更專業美觀。
步驟 5. 連接對齊後的符號
完成上述步驟後，檢查是否有尚未連接的符號。要連接它們很簡單，只要點擊符號周圍出現的圓點，就能拉出連接線，輕鬆完成 ppt流程圖 的繪製。
步驟 6. 設計與格式設定
你可以為圖形上色，或調整連接線的樣式，將流程圖設計成自己喜歡的樣子。讓視覺效果更清晰易懂，完成一份能有效傳達資訊的圖表。
或者，你也可以設定成手繪風格，讓流程圖看起來更親切、更有溫度。
步驟 7. 將流程圖匯出為 PowerPoint 檔案
完成後的流程圖可以直接匯出到 PowerPoint，輕鬆製作簡報流程圖。當然，也能匯出成 PDF、PNG 等其他格式。只要在主畫面選擇「匯出」，設定好儲存路徑和檔案名稱，再點擊「匯出」按鈕即可。
這就是匯出到 PowerPoint 後的流程圖樣貌。
製作這張 ppt流程圖只花了約 6 分鐘。EdrawMax 的優勢在於能用拖曳方式快速配置與修改物件，這是 PowerPoint 所沒有的特色。
雖然使用 Office 內建的 Smart Art，也能在 Excel 或 PowerPoint 中製作流程圖，但限制多、操作繁瑣，後續修改與維護更是耗時費力。
EdrawMax 能讓你快速完成各種圖表繪製，現在就下載試用，將它融入你的工作與生活吧！
4. 如何製作清晰易懂的流程圖？
前面介紹了製作流程圖的基本操作，以下再整理 8 個在 PowerPoint 等工具中，讓流程圖更清晰的實用技巧。
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列出流程清單
將複雜的流程分階段拆解，讓整體架構更清晰。用文字補充說明也能提升理解度。 -
避免資訊過載
圖中只呈現關鍵步驟，避免塞入過多資訊，導致重點模糊。 -
善用標準符號（例如 BPMN）
使用國際通用的符號，不僅讓任何人都能看懂，也能提升圖表的專業性。 -
選擇合適配色
用顏色區分想強調的重點很有效，但建議將顏色種類控制在 4 種以內。顏色太多反而會讓圖表難以閱讀。 -
避免連接線交叉
連接線交叉會讓流程順序變得混亂。如果無法避免，可以使用「跳線」等方式來處理。 -
符號排列的基本規則
為了確保易讀性，建議按照從上到下、從左到右的順序來排列符號。 -
使用泳道圖（Swimlane）
如果流程涉及不同部門或負責人的分工，使用泳道圖能讓責任歸屬更明確，整體結構也一目了然。 -
活用動畫效果
為了視覺化地呈現流程變化與進展，適度加入投影片動畫也是一個有效的方法，能讓你的簡報流程圖更生動。
5. 影片教學
如果想透過影片學習 PowerPoint 流程圖製作，可以觀看以下教學。
(AI & Web)