什麼是跨職能流程圖？

1. 什麼是跨職能流程圖？

A 跨職能流程圖 是典型流程圖的進階版本，具有泳道；跨職能流程圖以網格狀圖表描繪誰在何時做什麼，圖表由多個區段組成。跨職能流程圖說明流程或活動中的步驟或階段與負責該流程的個人、部門或職能領域之間的關係。

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2. 跨職能流程圖的優點

跨職能流程圖 廣泛應用於各類大小型組織、軟體公司和製造工廠，用於記錄其流程；以下列出其部分優點。

使流程更加清晰

跨職能流程圖透過強化流程、定義每個人的責任、角色或在循環中的部分來釐清流程，這有助於減少效率低下的情況，並透過使其實用且高效來確保順利執行。跨職能圖表中的泳道或區段代表參與者、大型團隊和職能部門，清楚說明他們在特定階段或流程區塊中的角色。

團隊間的強力協調與溝通

為了有效執行流程而不出現延遲、障礙或錯誤，所有參與者必須了解他們的角色和時機，以免任務重疊。這正是跨職能流程圖的功用：它清楚說明每個人的角色，並使所有部門或個人之間的溝通和協調更加強力且清晰。

高效率

跨職能流程圖提供清晰的視覺化呈現，以控制流程重複和效率低下的情況。流程圖有助於識別截止日期和未來可能發生的問題；事先規劃和良好的策略流程將能妥善執行，而不會浪費時間和資源。

3. 常見的跨職能流程圖符號

跨職能流程圖由一些代表流程中某個部分或階段的形狀和符號組成。

跨職能流程圖中的橢圓形 代表流程的開始和流程的結束。

跨職能流程圖中的矩形 描繪跨職能流程圖中的流程。

跨職能流程圖中的平行四邊形 代表進出系統的資訊流。

跨職能流程圖中的菱形 代表決策；在此階段會出現問題，需要做出決定。

跨職能流程圖中的連接器 代表整個跨職能圖表的順序流向。

還有一件事使跨職能流程圖有別於其他流程圖，那就是它包含行和列，形成網格 代表特定部門的工作或責任。

4. 跨職能流程圖使用案例與範例

為了更深入了解跨職能流程圖的運作方式，您必須探索其在各個領域的一些應用或範例。

範例 1：商業

讓我們以商業中的銷售管理流程為例。在這裡，您可以看到為每個部門製作了單獨的網格，標明其角色和責任。當客戶支付產品費用並產生發票時，客戶資訊部門會與銷售經理分享訂單資訊；另一方面，規劃團隊正在尋找製造該產品所需的材料。產品準備好後，就會被派送以進行交付。

範例 2：財務

這是另一個組織多個部門的跨職能流程圖範例，但現在讓我們考慮財務部門；財務部門包含七個子流程或工作。如流程圖所示，財務部門負責成本控制、資金資訊和管理、結算和付款、稅費管理、資產管理，以及最重要的會計工作。

範例 3：人力資源

此圖表是人力資源部門的跨職能流程圖；如此流程圖所示，人力資源部門擁有整個企業結構的資訊。他們進行內部分析，如果需要新員工，就會開始招募流程。選定新員工後，會為其分配責任，並發放薪資和其他福利；此外，還會進行該個人的培訓和發展，並評估其績效。

範例 4：服務

這是客戶服務系統的跨職能流程圖範例。在這裡，您可以看到多個參與者解決觸發的回饋或投訴。當系統和人工介入接收到回饋時，必須回覆它。回饋會被記錄下來，如果需要維護來解決客戶的問題，那麼案件會轉交給營運團隊，由他們來解決客戶的問題。

範例 5：教育

此圖表是學校／大學學生入學流程的跨職能流程圖。整個流程涉及四個參與者（學生、行政、註冊組、教職顧問），每個人都在做自己的工作。學生首先提交註冊表以申請入學，然後行政人員檢查完整的文件是否符合要求。文件會轉交給註冊組進行驗證。如果候選人符合標準，則會送交教職人員進行最終批准。如果不符合標準，則候選人會被拒絕。教職人員然後向被選中的候選人發出錄取通知書。

5. 如何建立跨職能流程圖？

在探索了一些跨職能流程圖的範例後，現在您已經完全了解它了，是時候學習如何建立一個了。

1. 選擇合適的範本

根據要記錄的流程需求，應選擇其圖表或流程圖。在參與活動的所有利害關係人的幫助下，應選擇一個流程圖作為基礎來開始設計和記錄。

2. 彙編流程資料

識別目前可用的資源以及需要取得的資源。在整個團隊的幫助下，應腦力激盪出重要的截止日期、流程時間、解決方案和替代方案，以便更好地記錄流程。

3. 設計適當的工作流程

一旦彙編了所有必要的資料和關鍵細節，就該設計您的初始流程圖了，這將使您收集到的流程資料呈現出易於理解的視覺化外觀。

4. 完善您的圖表

當流程的骨架設計好後，就該召集您的團隊並徵求他們的意見、修正錯誤、識別瓶頸和重複的任務。在所有內容最終確定後測試您的跨職能圖表，以確保流程的正確執行。

6. 線上跨職能流程圖製作工具

無論您是否了解設計和編輯，您都可以 在 EdrawMax 中建立跨職能流程圖。跨職能圖表有助於識別流程的瓶頸，並指出哪個部門應對此負責。當組織的工作流程需要改進時，主要會採用跨職能圖表。這使企業能夠找出問題的根源。一個詳細的跨職能圖表可以完美地說明問題行為，無論是由於缺乏清晰度還是糟糕的客戶服務員工。因此，在執行流程之前，必須在流程圖中設計它，以協助所有利害關係人實施它。

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