什麼是流程圖？
任何以圖表或流程圖形式對業務相關流程進行的圖形化和視覺化呈現，都稱為流程圖。它用於清晰且系統化地理解公司營運如何進展或運作、採取哪些步驟以獲得有利結果，以及哪些因素改變了預期結果等。業務流程包含成功執行任務所必需的各個階段。而流程圖則只是以視覺化方式呈現這些步驟的一種方法。
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為什麼我們需要流程圖？
流程圖是能夠解釋使業務成功所需採取步驟的基本呈現方式。以下列出使用流程圖的一些原因。
流程如何進行？
建立和使用流程圖是為了理解任何業務的基礎。流程圖可以指出決定公司命運和細節的多個因素。因此，它也有助於培養關於業務結構的整體知識。
- 方法改進 - 在您了解流程及其運作方式後，您將自動掌握如何改善業務相關問題。例如，您可以更容易地建立、刪除或修正方法的某些步驟。您將能夠完全重新設計甚至改變整個流程的運作方式。
- 流程標準化 - 如果您沒有向員工說明流程，他們會自動想出各種方法來完成工作。這會導致工作場所出現混亂狀況；因此，流程圖非常必要。有了它，您可以向所有人解釋整個流程，讓大家處於同一水平。從而以一致且有紀律的方式完成工作。
- 確定操作程序 - 流程圖只是一個簡單的流程圖，而另一方面，SOP 是流程運作及其執行方式的完整文件。它們還提供有關所使用的方法、工具和技術的詳細資訊。要獲得詳細的概覽，必須遵循所有必要的步驟，您可以快速從業務中獲得最佳成果。
何時使用流程圖：
- 理解流程：流程圖有助於理解任何業務的基礎。它可以指出決定公司命運和細節的多個因素。因此，它也有助於培養關於業務結構的整體知識。
- 改善和修正：在您了解流程及其運作方式後，您將自動掌握如何改善業務相關問題。例如，您可以更容易地建立、刪除或修正方法的某些步驟。您將能夠完全重新設計甚至改變整個流程的運作方式。
- 溝通：缺乏溝通可能導致工作場所出現混亂狀況。為避免這種情況，您可以使用流程圖讓每個人都達成共識，進而創造有序且統一的工作環境。
- 文件記錄：文件記錄是所有業務及其方法的重要組成部分。因此，使用流程圖記錄公司的步驟至關重要。
處理流程圖中常用的符號：
繪製處理流程圖之前有幾個步驟。這些步驟包括收集必要的資訊來繪製它，並獲得業務的整體圖景。對公司有清晰的願景也是一個關鍵因素。
收集所有資訊後，您可以使用一些基本符號來建立流程符號。有一些基本符號可以保持流程圖簡單：
- 矩形：員工執行的動作
- 橢圓形：流程的起點和終點
- 菱形：需要做出的決策或核准
- 箭頭：各個步驟之間的連接
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從範例學習流程圖
這是一個關鍵的流程圖範例。每家公司都會招募新員工。在將他們分配到新專案時，到職流程是教育他們並加快了解部門運作方式的重要因素。
因此，製作流程圖並向新進人員展示是一個重要流程，通常分為幾個步驟。例如，人力資源部門讓新進人員知道他的核准，然後部門為他或她提供電腦和軟體等必要工具，並提供到職必需品和識別證。
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另一個流程圖範例是文件核准。正確的權限在所有業務中都很重要，這也可能是一個重大問題。因此，遵循系統化程序會使其更容易。步驟包括提交文件，如果核准，則標記為相關，如果不核准，則標記為不相關，並向利害關係人發送電子郵件。
公司應該始終在初期就檢測到潛在問題並準備好解決方案。因此，使流程可預測並避免任何不必要和前所未有的情況。因此，公司必須製作一個流程圖，列出並展示有關潛在問題及其可能回應的步驟。這樣，員工也可以與管理層保持一致，並了解任何此類事件以更好地應對它。
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為新手建立流程圖
建立圖表可能會有點令人不知所措，特別是對新手而言。Edraw 可以幫助您，但您需要事先注意幾件事：
- 您需要對要建立流程圖的主題進行一些研究工作。如果您沒有收集足夠的資料，您永遠無法就該主題建立有用的圖表。
- 您需要知道要使用哪個範本以及在哪裡找到它。此外，您需要了解建立流程圖時使用的符號。
- 以下是建立流程圖時需要考慮的幾個參數：
- 您需要透過建立起點和終點來正確定義流程邊界；
- 您必須牢記您想用正在建立的流程圖做什麼。換句話說，追蹤大局；
- 每個步驟都需要清楚且準確地定義；
- 在建立流程圖時追蹤時間延遲以及非增值步驟；
- 最佳做法是在專案中的每個成員之間分享或傳閱流程圖。您永遠不知道哪些意見可能會派上用場。
因此，在解決這些問題後，讓我們繼續建立流程圖。
步驟 1：您需要做的第一件事是開啟新的繪圖頁面或範本。遵循以下流程：
檔案選單 > 新增 > 工程 > 流程圖（雙擊開啟）
步驟 2：透過將設備形狀或流程圖符號拖曳到繪圖區域來開始建立流程圖。您可以從畫布左側的程式庫面板中的設備群組執行此操作。
步驟 3：現在您已經將所有需要的設備拖曳到繪圖頁面上，您需要連接它們以建立流程的流向。為此，您需要再次將管線拖曳到畫布區域。您可以在連接形狀群組中找到它們。
步驟 4：拖曳管線後，將其端點之一與所需的設備形狀對齊。起初，連接點在設備形狀上會顯示為藍色。固定後，顏色會變成紅色。
您也可以使用首頁索引標籤中的連接點工具來完成整個任務。
步驟 5：以所需順序並使用正確的設備形狀拖曳並固定所有其他管線端點。
步驟 6：您可以從首頁索引標籤下的線條按鈕編輯管線樣式。如果您需要在整個流程的某個點添加箭頭或粗細。
步驟 7：以相同的方式，即從程式庫選單中，您可以將值以及儀器添加到流程圖中，使其更準確和易於理解。
步驟 8：每個設備形狀上都有一個旋轉控點，可讓您旋轉該特定形狀。
注意：您也可以透過將設備形狀拖曳到所需位置來重新定位。此外，如果您想添加任何額外的資料或文字，可以透過雙擊元件來執行此操作。
製作有效流程圖的技巧
- 設計元素：您應該使用一致的設計元素，包括線條、文字和形狀。使用一致的細節可以非常有效、易於遵循，並有效消除任何不必要的干擾。
- 使用單頁：將一個流程圖的全部內容保持在一頁上非常便於遵循且易於理解。
- 從左到右：不贊成的資料流呈現方式是從左到右。這也使觀眾非常方便。
(AI & Web)
